Wie funktioniert der Dokumenten-Service?

Alle zwei Stunden loggt sich der Dokumenten-Service in die Maklerportale der Gesellschaften ein und stellt die hinterlegten Schriftstücke Ihrer Agenturnummern in einem zentralen Posteingang in der zeitsprung-Oberfläche zur Verfügung. Von dort aus können Sie die Daten herunterladen, einsehen, priorisieren oder verteilen. Mit dem zeitsprung-Client kann ein vollautomatischer Download auf Ihren Computer, Ihr Netzlaufwerk oder in das Maklerverwaltungsprogramm gewährleistet werden. Alternativ können die Daten per Regelwerk an ein Outlook-Postfach weitergeleitet werden.

Was ist der zeitsprung-Client?

Der zeitsprung-Client ist ein Desktop-Programm, das einzelne Personen- oder Gruppenpostfächer in der zeitsprung-Oberfläche automatisiert abruft und als Datei auf Ihrem Computer, einem Netzlaufwerk, dem Maklerverwaltungsprogramm oder einem Scanner-Eingangsweg ablegt. Bei Nutzung des zeitsprung-Clients müssen die einzelnen Personen oder Gruppen nicht mehr die Weboberfläche nutzen, sondern erhalten Ihre Dokumente auf einfachem Weg direkt auf den Computer zugestellt.

Was sind Abruffilter?

Abruffilter sind Regeln, die festlegen, welche Dokumente aus dem Extranet heruntergeladen werden. Ein Beispiel für einen Abruffilter ist die Einstellung des Feldes „Agenturnummer“ mit dem Wert 1234. Nach diesem Beispiel werden keine Dokumente abgerufen, die zur Agenturnummer 1234 gehören. Diese Dokumente werden weder in dem Postkorb eingestellt noch kostenpflichtig über den Abruf heruntergeladen. Abruffilter können jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden. Durch Löschen der Zugangsdaten einer Gesellschaft lässt sich ein Abruf pro Gesellschaft komplett abschalten.

Was sind Zuweisungsregeln?

Mit Zuweisungsregeln wird festgelegt, wie die abgerufenen Daten verarbeitet werden sollen. So besteht beispielsweise die Möglichkeit, anhand einer getroffenen Regel ein Dokument als „gelesen“ oder „ungelesen“ zu setzen oder die Priorität des Dokuments zwischen „hoch, normal oder niedrig“ zu ändern. Ebenso können Dokumente an die Postfächer von Mitarbeitern oder definierten Personengruppen weitergeleitet werden.

Praxisbeispiel: Auf alle Dokumente, die im Namen den Begriff „Schaden“ enthalten, wird die Zuweisungsregel angelegt, dass diese beim Verarbeiten auf die Priorität hoch gesetzt werden, das Dokument als ungelesen markiert und der Abteilung für Schadensachbearbeitung zugeordnet wird. Bei Verwendung des zeitsprung-Clients werden demnach all diese Dokumente sofort nach Eingang entweder im Netzlaufwerkordner der Abteilung oder im Posteingang der Bestandsführungssoftware abgelegt.

Welche Abholzyklen gibt es?

Die Postkörbe der Gesellschaften werden alle zwei Stunden zwischen 08:00 Uhr und 16:00 Uhr automatisiert abgerufen. Die Verfügbarkeit der Postkörbe und die darin enthaltenen downloadfähigen Poststücke richten sich nach der Verfügbarkeit des jeweiligen Maklerportals der Gesellschaften.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, dass Sie den Postabruf manuell starten. Dies können Sie über den Button „Dokumentenabruf starten“ in der Posteingang-App selbst ausführen.

Welche Benutzereinstellungen gibt es?

Sie können einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern Zugriff auf die Web-Oberfläche geben. Die Benutzerberechtigungen zum Lesen, Schreiben, Verändern und Löschen von Dokumenten oder Dokumenteninformationen können Sie frei administrieren.

Zudem ist konfigurierbar, ob der Benutzer einen Zugriff auf die Dokumenten-Schnittstelle direkt von seinem Computer hat. Darüber hinaus lassen sich diverse Benutzereinstellungen vornehmen, welche beispielsweise bei der Zuweisung eines Dokumentes an einen Benutzer, diesem ermöglichen, das Dokument automatisiert per E-Mail zu senden.

Gibt es eine Outlook- oder E-Mail-Integration?

Die Dokumente im Posteingang können über unsere Web-Oberfläche per Rechtsklick an eine beliebige E-Mail-Adresse (inklusive freiem Text und Betreffzeile) weitergeleitet werden. Wahlweise kann das Dokument auch per E-Mail (Drag and Drop) an einen über das System angelegten Benutzer zugeordnet werden. Das Dokument wird ihm dann direkt beim Zuweisen auf sein Postfach per E-Mail gesendet.

Welche Informationen und Dokumente werden abgeholt?

In den Maklerpostkörben werden vom Versicherer jeweils unterschiedliche Dokumente eingestellt. Es werden genau die Dokumente abgeholt, die Sie auch sonst in Ihrem Maklerpostfach einsehen und herunterladen können. Darüber hinaus werden bei bestimmten Gesellschaften (siehe Zugangsverwaltung) auch GDV-Daten über das System vom Versicherer abgeholt und Ihnen in den Postkorb eingestellt.

Welche Vertragslaufzeit und Kosten entstehen für mich?

Die Preise und Leistungen richten sich immer nach dem aktuellsten Dienstleistungsvertrag, der mit Ihrem Haus geschlossen wird. Der Vertrag ist zum Ende eines laufenden Monats mit einer Frist von 14 Tagen kündbar.

Es entstehen Ihnen keine einmaligen Einrichtungskosten. Sie bezahlen nur 10 Cent zzgl. gesetzl. MwSt. pro abgerufenes und an den Posteingang übermitteltes Dokument. Die Transaktionsgebühr reduziert sich je nach Anzahl der abgerufenen Dokumente.